FAQs – D-Doc

Wie können Ärzten aus der Praxisverwaltungssoftware automatisch Patienten in D-Doc zugeordnet werden?

Seit 01.07.2008 erhält jeder Arzt eine eigene lebenslange Arztnummer, die in unserer DMP-Software D-Doc pro Patient hinterlegt werden muss. Um die Zuordnung der einzelnen Ärzte von Ihrem PVS nach D-Doc zu übernehmen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  • Tragen Sie in D-Doc unter [Datei] –> [Arztdaten] in das Feld „Arztkürzel bzw. Arztname aus PVS“ für jeden einzelnen Arzt den Namen aus Ihrem PVS ein. Sie können diesen in Albis über [Stammdaten] –> [Praxisdaten] nachsehen (z.B. Dr. Toni Test).
  • Stellen Sie anschließend in D-Doc über [System] –> [Systemeinstellungen] auf der Karteikarte „Import“ ein, ob die Arztnummer bei jedem Aufruf automatisch ersetzt werden soll oder nach Rückfrage. Die automatische Zuordnung sollten Sie nur dann wählen, wenn sichergestellt ist, dass diesem Patienten ein Arzt zugeordnet bleibt und sich die Arztnummer nicht ändert.
  • Wenn Sie in Ihrem PVS bereits den richtigen Arzt zugeordnet haben, wird dieser Arzt nun automatisch diesem Patienten in D-Doc zugeordnet.zugeordnet.
Welchen Postausgangsserver muss ich bei den verschiedenen Providern eintragen?

Damit Sie die Dokumentationen aus D-Doc heraus direkt per E-Mail versenden können (dies ist nicht in jedem Bundesland möglich), muss in D-Doc unter “System” –> “E-Mail-Einstellungen” unter anderen ein Postausgangsserver eingetragen werden.

Eine große Anzahl an Providern und die dazugehörigen Adressen der Postausgangsserver können Sie über den Link

http://www.patshaping.de/hilfen_ta/pop3_smtp.htm erfahren.

Bei Telemed sollten Sie folgenden Postausgangsserver eintragen: mail.telemed.de

Weswegen muss ich sehr oft das Unterschriftendatum angeben?

Durch den DMP-Pflichtenkatalog der KBV müssen Sie von nun an nach dem Speichern einer jeden erstellten Dokumentation in einem erscheinenden Fenster nochmals das Unterschriftendatum bestätigen.

1) Neuanlage eines Bogens:

Sollte das Unterschriftendatum mit dem heutigen Datum übereinstimmen, so sollten Sie hierbei auf den Button „Heute“ und danach auf „OK“ klicken. Selbstverständlich dürfen Sie das Datum auch manuell eingeben und danach auf „OK“ klicken. Der Button „bisheriges Datum“ ist inaktiv.

2) Aufruf eines bereits fertiggestellten Bogens:

Sollten Sie eine bereits früher angelegte Dokumentation aufrufen und sind aktuell Parameter geändert worden (entweder durch Ihr aktives Zutun oder durch einen Import von Daten aus der Praxisverwaltungssoftware), so werden Sie neuerdings beim Speichervorgang aufgefordert, das Dokumentationsdatum einzutragen.

  • Wenn sich das Unterschriftendatum nicht ändern soll, weil z.B. der Dokumentationsbogen bereits zur Datenstelle geschickt wurde, so klicken Sie bitte auf den Button „bisheriges Datum“ und danach auf „OK“.
  • Wollen Sie das Unterschriftendatum aktualisieren, so klicken Sie bitte auf den Button „Heute“ oder geben manuell ein neues Unterschriftendatum ein. Wenn Sie danach auf „OK“ klicken, erscheint ein Fenster, in welchem Sie daran erinnert werden, dass eine eventuell bereits verschickte Exportdatei nochmals verschickt werden könnte.
Wie stelle ich den Export von D2D auf KV-Connect um?

Vor der Umstellung von D2D auf KV-Connect müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:

  • Anmeldung als Nutzer von KV-Connect bei der KV Telematik GmbH.
  • Einrichtung eines Zugangs zum sicheren Netz der KVen. Informieren Sie sich hierzu bei Ihrer zuständigen KV.Ggf.

Für den Fall, dass Sie bereits einen KV-Connect Zugang für Ihre Praxisabrechnung haben können Sie sofort mit den u.a. Schritten fortfahren.

Wenn die obigen Voraussetzungen erfüllt sind, gehen Sie zur Umstellung der Versandmöglichkeit D2D auf KV-Connect in D-Doc bitte folgendermaßen vor:

  • Starten Sie D-Doc und klicken Sie in der Menüleiste auf [System] –> [Exporteinstellungen].
  • Wählen Sie nun bitte die von Ihnen gewünschte Dokumentationsart (z. B. DMP) und klicken Sie auf den Button [Einstellungen]. Ändern Sie dort die Einstellung auf „KV-Connect“ und klicken Sie auf den Button [Speichern]. Bitte wiederholen Sie die gleichen Schritte für eHKS, sofern Sie auch für eHKS den Versand über KV-Connect nutzen möchten. Öffnen Sie nun in D-Doc die KV-Connect Einstellungen über den Menüpunkt [System] –> [KV-Connect Einstellungen].
  • Bitte geben Sie hier den Benutzername an, den Sie für Ihren KV-Connect Zugang erhalten haben.
  • Geben Sie bitte Ihr Passwort für KV-Connect an. Sofern Sie das Passwort für Ihren KV-Connect Zugang nach Erteilung noch nicht geändert haben, erhalten Sie nun einen Hinweis, dass Ihr Passwort geändert werden muss.
  • Über den Button [Passwort ändern] kann das Passwort jederzeit geändert werden. Sofern Sie für die DMP-Abrechnung den gleichen KV-Connect Zugang verwenden wie für Ihre Praxisabrechnung, sollten Sie das Passwort jedoch nicht ändern.
  • Geben Sie bitte zusätzlich Ihren PIN für KV-Connect an. Sofern Sie für die DMP-Abrechnung einen anderen KV-Connect Zugang verwenden als für Ihre normale Praxisabrechnung, können Sie hier einen beliebigen PIN vergeben. Andernfalls geben Sie bitte den gleichen PIN wie für Ihre Praxisabrechnung an.
  • Wählen Sie hier über den Button […] den Pfad zu Ihrem bestehenden KV-Connect Zertifikat aus. Sofern Sie für die DMP-Abrechnung einen anderen KV-Connect Zugang verwenden als für Ihre normale Praxisabrechnung können Sie über den Button [Zertifikat erstellen] ein neues Zertifikat erstellen.
  • Nun können Sie wie bisher über den Menüpunkt [Datenaustausch] –> [elektronischer Export] –> [Erstellen] den Export durchführen.

Nach Verarbeitung der exportieren Daten werden Ihnen von der Datenstelle Informationen zur Verfügung gestellt, die in regelmäßigen Abständen automatisch von D-Doc abgerufen werden oder die Sie manuell über [Extras] –> [Post vom KV-Connect Server holen] abrufen können. Nähere Informationen hierzu finden Sie in unserem Handbuch unter dem Punkt 2.5.7. „Post vom KV-Connect Server holen“.

Beim Öffnen der Patienten kommt die Meldung, dass keine aktuelle Kostenträgerstammdatei vorhanden sei.

In D-Doc sollte immer die für das aktuelle Quartal gültige Kostenträgerstammdatei enthalten sein, damit eine Prüfung der eingegebenen Kassendaten möglich ist. Sollte ein neues Quartal angefangen haben und noch kein aktuelles Update eingespielt worden sein, so wird die Fehlermeldung sicherlich kommen.

In diesem Fall müssen Sie sich das Update für das aktuelle Quartal herunterladen, welches kurz vor dem Quartalswechsel angeboten wird. Dieses erhalten Sie über www.axaris.de/d-doc. Während des Einspielens wird die Kostenträgerstammdatei automatisch eingelesen.

Haben Sie bereits die aktuelle Version, was Sie über Hilfe -> Info, oder über die Versionsnummer am rechte unteren Maskenrand von D-Doc nachprüfen können, muss die Kostenträgerstammdatei manuell ins Programm eingespielt werden. Dies machen Sie folgendermaßen:

  1. Klicken Sie auf „System“ –> „Stammdateien einlesen“ –> “Kostenträgerstammdatei einlesen”
  2. Im erscheinenden Fenster wählen Sie den Ordner „ktst“ aus, öffnen den Ordner „dateien“ und klicken dort die aktuelle Kostenträgerstammdatei doppelt an. (z. B. für das 4. Quartal 2016 die Datei „ktst416.xml“).
  3. Nun wird die Datei eingelesen. Dies kann einige Zeit dauern.
Werden bestimmte Parameter aus einer vorherigen Dokumentation automatisch übernommen?

Für das Krankheitsbild Brustkrebs können prinzipiell alle Parameter aus einer vorherigen Dokumentation übernommen werden. Sie gelangen über „System“ –>  „Übernahme von Vordaten“ in eine Maske mit vielen Karteireitern. Hier können Sie nun global einstellen, welche Parameter immer für alle Patienten übernommen werden sollen. Natürlich können Sie für alle Parameter eine Übernahme einstellen und damit viel Zeit bei der Dokumentation sparen, allerdings macht es sicherlich nicht immer für jeden Parameter Sinn.

Für die Krankheitsbilder Asthma Bronchiale, COPD, Koronare Herzkrankheit, Diabetes Mellitus Typ 1 und Typ 2 gibt es auf der Maske zum Anlegen der Doku, unter der Eingabe des Kopfdatums, einen „Bleistift-Button“ über den man die zu Übernehmenden Werte auswählen kann.

Kann ich bereits versendete Dokumentationen nochmals verschicken?

Nach einem Versand einer Dokumentation wird im Hintergrund vermerkt, dass diese bereits versendet wurde. Damit können wir gewährleisten, dass bereits versendete Dokumentationen nicht nochmals verschickt werden. Sollte man eine bereits exportierte Dokumentation nochmals verschicken wollen, so sollte man folgendermaßen vorgehen:

  • Öffnen des Exportdialogs über [Datenaustausch] –> [elektr. Export erstellen]
  • Eingabe des Exportzeitraums
  • Bitte entfernen Sie das Häkchen “Nur Dokumentationen aufnehmen, die nicht bereits exportiert wurden”
Kann ich nachprüfen, für welche Patienten ich bereits eine Dokumentation angelegt habe?

In D-Doc erhalten Sie über „Extras“ –> „Dokumentations- und Patientenübersicht“ für jedes Quartal die Liste aller Patienten, für welche bereits eine Dokumentation angelegt wurde. Dabei kann man ersehen, ob für eine Dokumentation bereits eine Exportdatei erstellt und ob diese exportiert wurde oder nicht. Durch einen Doppelklick auf den jeweiligen Eintrag landet man automatisch in der dazugehörenden Dokumentation.

Beim Speichern der Dokumentation oder bei der Erstellung der Exportdatei für die Datenstelle erscheint folgender Fehler: Keine oder eine veraltete Java Runtime installiert.

Seit dem 01.07.2004 wird von der KBV verlangt, dass das KBV-Prüfmodul jede exportierte Datei nochmals überprüft. Diese Forderung gehört zu den Auflagen einer Zertifizierung und muss befolgt werden. Leider benötigt man für den reibungslosen Einsatz dieses Prüfmoduls die neueste Java-Version auf dem Computer. Sollte Java nicht installiert oder eine ältere Java-Version installiert sein, so kann das Prüfmodul nicht gestartet werden und die Fehlermeldung erscheint.

Sie können sich die neueste Java-Version selber aus dem Internet unter der Adresse

http://www.java.com/en/download/manual.jsp herunterladen.

Bitte wählen Sie hierbei die Offline-Installation, wenn Sie Java an einem anderen Computer installieren wollen. Wählen Sie die normale Windows-Installation, wenn Sie Java an dem Rechner installieren wollen, an welchem Sie auch die Datei herunterladen.

In D-Doc PLUS erscheint der Hinweis, dass OCX-Komponenten installiert werden müssen.

In diesem Fall müssen an diesem Computer noch die OCX-Komponenten aktiviert werden. Hierzu haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Starten Sie D-Doc einmal als Administrator (Rechtsklick -> Als Administrator ausführen). Hierbei werden die OCX-Komponenten registriert. Sollten Ihnen hierzu die Berechtigungen fehlen, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

2. Manuelle Registrierung über die Eingabeaufforderung

a) Beenden Sie D-Doc.

b) Klicken Sie auf „Start“ –> „Ausführen“ und geben Sie „cmd.exe“ ein.

c) Geben Sie nun folgende Zeile ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Enter:

regsvr32.exe c:\ddoc\mscomct2.ocx

Es muss folgender Hinweis erscheinen: „DllRegisterServer in c:\ddoc\mscomct2.ocx succeeded“

Sollte ein Hinweis erscheinen, dass die Registrierung nicht erfolgreich war, müssen Sie die cmd.exe unter Punkt b. als Administrator ausführen (Rechtsklick > Als Administrator ausführen).

Geben Sie nach der erfolgreichen Registrierung der ersten Komponenten den gleichen Befehl für die zweite Komponente ein:

regsvr32.exe c:\ddoc\mscomctl.ocx

Auch hier muss der Hinweis „DllRegisterServer in c:\ddoc\mscomctl.ocx succeeded“ erscheinen.

Sollte ein Hinweis erscheinen, dass die Registrierung nicht erfolgreich war, müssen Sie die cmd.exe unter Punkt b. als Administrator ausführen (Rechtsklick > Als Administrator ausführen).

Achten Sie bitte darauf, dass der Pfad für Ihre D-Doc-Installation stimmt. In unserem Beispiel ist D-Doc im Verzeichnis „c:\ddoc“ installiert worden. Sollte bei Ihnen das Verzeichnis anders heißen, so müssen Sie die einzugebende Zeile dementsprechend abändern.

d) Nun sollte D-Doc an diesem Arbeitsplatz wieder reibungslos funktionieren.

Kann ich auch Patientenchipkarten in D-Doc einlesen?

Sie können Patientenchipkarten mit einer Cherry-Chipkartentastatur G80-1501 oder jedem mobilen Chipkartenlesegerät einlesen.

Über den Button „Karte einlesen“ im Fenster für das Anlegen eines neuen Patienten können Sie die Chipkarte des Patienten einlesen. Vorher müssen Sie allerdings über „System“ –> „Systemeinstellungen“ angeben, ob Sie ein mobiles Chipkarten-Terminal oder eine Cherry-Chipkartentastatur verwenden.

Wie kann ich Daten aus meiner Praxisverwaltungssoftware nach D-Doc übernehmen?

In D-Doc gibt es zwei unterschiedliche Methoden, Daten aus dem PVS nach D-Doc zu importieren:

  • Anbindung über D-Doc PLUS: Diese sehr komfortable Anbindung klappt derzeit nur bei den PVS Albis, Data AL und Nephro7. Durch diese D-Doc-Erweiterung können alle Daten, die auf einem DMP-Dokumentationsbogen benötigt werden, übernommen werden. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass diese Daten im PVS in strukturierter Form vorhanden sind. Weitere Informationen -> D-Doc PLUS
  • Anbindung über eine BDT-Schnittstelle: Diese Anbindung klappt bei allen PVS. Je nach PVS können Patientenstamm- und kassendaten sowie Laborparameter übernommen werden. Die Einrichtung der Schnittstelle, sowie Wartungsarbeiten an dieser werden in den meisten Fällen von unserem Support (u.U. in Absprache mit den PVS-Technikern) übernommen.
Wie wird D-Doc im Netzwerk installiert?

Installation von D-Doc im Netzwerk:

D-Doc sollte auf dem Hauptrechner (Server) auf einer Festplatte installiert werden, die für alle Arbeitsstationen (Clients) freigegeben ist. Im Normalfall verwendet man die Festplatte, auf welcher auch bereits Ihre Praxisverwaltungssoftware installiert wurde.

An den Clients muss die Software nicht mehr installiert werden. Damit Sie an den Clients allerdings mit D-Doc arbeiten können, sollten Sie Verknüpfungen erstellen. Dies machen Sie folgendermaßen:

a) Schließen bzw. minimieren Sie alle geöffneten Anwendungen auf  dem Computer, so dass Sie sich auf dem Desktop befinden.

b) Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste irgendwo auf den Bildschirmhintergrund. Hierbei sollte ein Fenster geöffnet werden. Klicken Sie nun bitte auf “Neu” und danach auf „Verknüpfung”.

c) Es erscheint nun ein Fenster, in dem nach dem Ort des Subjektes gefragt wird. Hier sollte der Pfad eingetragen werden, der die Software startet (z. B. „I:\DDOC\D-DOC.EXE“, wobei „I“ der eindeutige Laufwerkbuchstabe ist). Sie können den Pfad auch mit Hilfe der Windows-Routine suchen, indem Sie auf den Button “Durchsuchen” klicken. Hierbei öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Pfad suchen können. Klicken Sie nach der Suche bitte auf den Button “OK”.

d) Klicken Sie nun bitte auf den Button “Weiter” und geben Sie im nächsten Fenster den Namen der Verknüpfung ein (z.B. “D-Doc”). Danach sollten Sie auf den Button “Fertig stellen” klicken. Nun haben Sie ein weiteres kleines Symbol auf Ihrem Bildschirmhintergrund.

e) Wenn Sie das Icon doppelt mit der linken Maustaste anklicken, wird D-Doc gestartet.

Kann ich in meiner Region eine elektronische Datenübermittlung vornehmen?

Bitte melden Sie sich bei Ihrer Datenstelle http://www.kbv.de und klären Sie ab, ob elektronische Daten geschickt werden dürfen.

Wichtig ist auch noch die Frage, wie oft die Dokumentationen bei der Datenstelle eingereicht werden müssen bzw. wie lange die Zeitspanne zwischen dem Anlegen einer Dokumentation und dem Versand der Dokumentation an die Datenstelle ist.

Wie funktioniert der D-Doc Support?

Der D-Doc-Support steht Ihnen für Ihre Fragen unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung:

Montag bis Freitag von 8.00 Uhr bis 17.00 Uhr

D-Doc-Service Tel.-Nr.: +49 (731) 151 899-22
D-Doc-Service Fax-Nr.: +49 (731) 151 899-21
E-mail: support@axaris.de