Seit 01.07.2008 erhält jeder Arzt eine eigene lebenslange Arztnummer, die in unserer DMP-Software D-Doc pro Patient hinterlegt werden muss. Um die Zuordnung der einzelnen Ärzte von Ihrem PVS nach D-Doc zu übernehmen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
- Tragen Sie in D-Doc unter [Datei] – [Arztdaten] in das Feld „Arztkürzel bzw. Arztname aus PVS“ für jeden einzelnen Arzt den Namen aus Ihrem PVS ein. Sie können diesen in Albis über [Stammdaten] - [Praxisdaten] nachsehen (z.B. Dr. Toni Test).
- Stellen Sie anschließend in D-Doc über [System] – [Systemeinstellungen] auf der Karteikarte „BDT-Import“ ein, ob die Arztnummer bei jedem Aufruf automatisch ersetzt werden soll oder nach Rückfrage. Die automatische Zuordnung sollten Sie nur dann wählen, wenn sichergestellt ist, dass diesem Patienten ein Arzt zugeordnet bleibt und sich die Arztnummer nicht ändert.
- Wenn Sie in Ihrem PVS bereits den richtigen Arzt zugeordnet haben, wird dieser Arzt nun automatisch diesem Patienten in D-Doc zugeordnet.
Damit Sie die Dokumentationen aus D-Doc heraus direkt per E-Mail versenden können (dies ist nicht in jedem Bundesland möglich), muß in D-Doc unter "System" --> "E-Mail-Einstellungen" unter anderen ein Postausgangsserver eingertragen werden.
Durch den DMP-Pflichtenkatalog der KBV müssen Sie von nun an nach dem Speichern einer jeden erstellten Dokumentation in einem erscheinenden Fenster nochmals das Unterschriftendatum bestätigen.
1) Neuanlage eines Bogens:
Sollte das Unterschriftendatum mit dem heutigen Datum übereinstimmen, so sollten Sie hierbei auf den Button „Heute“ und danach auf „OK“ klicken. Selbstverständlich dürfen Sie das Datum auch manuell eingeben und danach auf „OK“ klicken. Der Button „bisheriges Datum“ ist inaktiv.
2) Aufruf eines bereits fertiggestellten Bogens:
Sollten Sie eine bereits früher angelegte Dokumentation aufrufen und sind aktuell Parameter geändert worden (entweder durch Ihr aktives Zutun oder durch einen Import von Daten aus der Praxisverwaltungssoftware), so werden Sie neuerdings beim Speichervorgang aufgefordert, das Dokumentationsdatum einzutragen.
a) Wenn sich das Unterschriftendatum nicht ändern soll, weil z. B. der Dokumentationsbogen bereits zur Datenstelle geschickt wurde, so klicken Sie bitte auf den Button „bisheriges Datum“ und danach auf „OK“.
b) Wollen Sie das Unterschriftendatum aktualisieren, so klicken Sie bitte auf den Button „Heute“ oder geben manuell ein neues Unterschriftendatum ein. Wenn Sie danach auf „OK“ klicken, erscheint ein Fenster, in welchem Sie daran erinnert werden, daß eine eventuell bereits verschickte Exportdatei nochmals verschickt werden könnte.
Sollte in D-Doc für einen Patienten bereits eine Folgedokumentation vorhanden sein, so kann im Normalfall keine Erstdokumentation mehr angelegt werden. Über einen kleinen Trick ist dies aber dennoch möglich:
1) Öffnen Sie D-Doc und rufen den Patienten auf.
2) Klicken Sie auf den Karteikartenreiter "Historie/Stammdaten".
3) Klicken Sie nun auf den Button "Neue Doku" und geben im erscheinenden Fenster die üblichen Angagen zum Dokumentationszeitraum an.
4) Bitte aktivieren Sie zusätzlich ganz unten das Feld "Kassenwechsel (neue Erstdokumentation erforderlich)".
D2D bedeutet eine sichere, verschlüsselte Verbindung zwischen Arztpraxis und KV-Server. Dazu dient ein so genanntes Virtual Privat Network (VPN). Die verschlüsselten Daten gelangen vom Arzt über den D2D-Server der KV Nordrhein an die Datensammelstelle.
Der Arzt erhält über denselben Weg eine Empfangsbestätigung.
1) D-Doc ist in Nordrhein für die elektronische Übertragungsmöglichkeit D2D zertifiziert worden. Voraussetzung dafür sind allerdings die folgenden Punkte:
a) Anmeldung bei der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein (KVNo)
b) Die Software D2D-Client, die Ihnen nach erfolgreicher Anmeldung von der KVNo zugeschickt wird
c) Einen ISDN-fähigen Computer in Ihrer Praxis
2) In D-Doc können Sie nun unter [System] --> [Dokumentationsart] zusätzlich
einstellen, daß Sie an D2D teilnehmen wollen. Dies müssen Sie für jedes Krankheitsbild separat einstellen.
3) Zusätzlich müssen Sie unter [System] --> [D2D Einstellungen] den Pfad des D2D-Clients und Ihre D2D-Teilneher-ID des D2D-Servers eingeben.
4) Beim Export der Daten hat sich nicht viel geändert. Bitte erstellen Sie wie bisher die Exportdateien. Unter [Datenaustausch] --> [Elektronischer Export] --> [Erstellen mit D2D] werden die Exportdateien dann nicht auf Diskette gespielt, sondern an den D2D-Server geschickt.
5) Über D2D werden Ihnen die Informationen der KVNo zu den eingereichten Daten zurückgeschickt. Um diese Informationen abrufen zu können, klicken Sie bitte auf [Extras] --> [Post vom D2D-Server holen].
In D-Doc sollte immer die für das aktuelle Quartal gültige Kostenträgerstammdatei enthalten sein, damit eine Prüfung der eingegebenen Kassendaten möglich ist. Sollte ein neues Quartal angefangen haben und noch kein aktuelles Update eingespielt worden sein, so wird die Fehlermeldung sicherlich kommen.
In diesem Fall müssen Sie sich die Kostenträgerstammdatei für das aktuelle Quartal besorgen. Hierfür gibt es drei Möglichkeiten:
1) Sie spielen das aktuelle Update ein, welches kurz vor dem Quartalswechsel angeboten wird. Dieses erhalten Sie über www.axaris.de/d-doc.
Während des Einspielens wird die Kostenträgersatmmdatei automatisch eingelesen, sollte eine veraltete Version verwendet werden.
2) Auf unserer Internetseite www.axaris.de/d-doc können Sie sich auch die für das aktuelle Quartal gültige Kostenträgerstammdatei herunterladen. Bitte speichern Sie sich diese Datei in Ihrem D-Doc-Ordner. Wenn Sie gefragt werden, ob die bestehende Datei überschrieben werden soll, so klicken Sie bitte auf „Ja“.
In diesem Fall muss dann noch die Kostenträgerstammdatei ins Programm eingespielt werden. Dies machen Sie folgendermaßen:
a) Klicken Sie auf „System“ -> „Stammdateien einlesen“ --> "Kostenträgerstammdatei" --> "einlesen"
b) Im erscheinenden Fenster erscheinen neben den vielen gelben Ordnern noch die Kostenträgerstammdatei mit dem Dateinamen „KTST74_1.KRY“. Bitte klicken Sie diese Datei doppelt mit der linken Maustaste an.
c) Nun wird die Datei eingelesen. Dies kann einige Zeit dauern.
3) Über den Menüpunkt "System“ -> "Stammdateien einlesen" --> "Kostenträgerstammdatei" --> "Herunterladen aus dem Internet" können Sie via Internetzugang automatisch die aktuelle Kostenträgerstammdatei herunterladen.
Bei dieser Meldung muss in den Stammdaten eines Patienten in den „Weiteren Daten“ die Statusergänzung nachgetragen werden. Unter Umständen ist dieses Feld deaktiviert, so dass Sie keine Dokumentation vornehmen können. Bitte gehen Sie dann folgendermaßen vor:
Bitte wählen Sie in den „weiteren Daten“ im darüber liegenden Feld „Kostenträgerabrechnungsbereich“ eine andere Abrechnungsart aus. Wenn z.B. die „Primärabrechnung“ angezeigt wird, so wählen Sie z.B. „Sozialversicherungsabkommen (SVA)“ aus. Danach sollten Sie wieder die zuerst angezeigte Abrechnungsart (in unserem Beispiel also „Primärabrechnung“) auswählen.
Nun müsste auch das Feld Statusergänzung aktiv sein und eine Dokumentation gemacht werden können.
Prinzipiell können alle Parameter aus einer vorherigen Dokumentation übernommen werden. Man muss im System nur einmalig einstellen, welche Parameter das sein sollen.
Sie gelangen über „System“ -> „Übernahme von Vordaten“ in eine Maske mit vielen Karteireitern. Hier können Sie nun global einstellen, welche Parameter immer für alle Patienten übernommen werden sollen. Natürlich können Sie für alle Parameter eine Übernahme einstellen und damit viel Zeit bei der Dokumentation sparen, allerdings macht es sicherlich nicht immer für jeden Parameter Sinn.
In D-Doc erhalten Sie über „Extras“ -> „Dokumentationsübersicht“ für jedes Quartal die Liste aller Patienten, für welche bereits eine Dokumentation angelegt wurde. Dabei kann man ersehen, ob für eine Dokumentation bereits eine Exportdatei erstellt wurde oder nicht. Durch einen Doppelklick auf den jeweiligen Eintrag landet man automatisch in der dazugehörenden Dokumentation.
Seit dem 01.07.2004 wird von der KBV verlangt, dass das KBV-Prüfmodul jede exportierte Datei nochmals überprüft. Diese Forderung gehört zu den Auflagen einer Zertifizierung und muss befolgt werden. Leider benötigt man für den reibungslosen Einsatz dieses Prüfmoduls die neueste Java-Version 1.4.2 auf dem Computer. Sollte Java nicht installiert oder eine ältere Java-Version installiert sein, so kann das Prüfmodul nicht gestartet werden.
Sie können sich die neueste Java-Version 1.4.2 selber aus dem Internet unter der Adresse http://www.java.com/en/download/manual.jsp herunterladen.
Bitte wählen Sie hierbei die Offline-Installation, wenn Sie Java an einem anderen Computer installieren wollen. Wählen Sie die normale Windows-Installation, wenn Sie Java an dem Rechner installieren wollen, an welchem Sie auch die Datei herunterladen.
In diesem Fall müssen an diesem Computer noch die OCX-Komponenten aktiviert werden. Dies machen Sie folgendermaßen:
1) Beenden Sie D-Doc
2) Klicken Sie auf „Start“ -> „Ausführen“
3) Geben Sie nun in das weiße Feld folgende Zeile ein:
regsvr32.exe c:\ddoc\mscomct2.ocx
Danach klicken Sie bitte auf den Button „OK“. Es sollte die Meldung „DllRegisterServer in c:\ddoc\mscomct2.ocx succeeded“ erscheinen.
Achten Sie bitte darauf, dass der Pfad für Ihre D-Doc-Installation stimmt. In unserem Beispiel ist D-Doc im Verzeichnis „C:\ddoc“ installiert worden. Sollte bei Ihnen das Verzeichnis anders heißen, so müssen Sie die einzugebende Zeile dementsprechend abändern.
4) Nun sollte D-Doc wieder an diesem Arbeitsplatz reibungslos funktionieren.
Sie können Patientenchipkarten mit einer Cherry-Chipkartentastatur G80-1501 oder jedem mobilen Chipkartenlesegerät einlesen.
Über den Button „Karte einlesen“ im Fenster für das Anlegen eines neuen Patienten können Sie die Chipkarte des Patienten einlesen. Vorher müssen Sie allerdings über „System“ -> „Systemeinstellungen“ angeben, ob Sie ein mobiles Chipkarten-Terminal oder eine Cherry-Chipkartentastatur verwenden.
Wir haben eine Liste der gängigsten Praxisverwaltungssysteme abgebildet. Sie sehen, ob ein BDT-Datenaustausch möglich ist und ob neben den Stamm- auch die Labordaten ausgetauscht werden können.
Zur Einrichtung der Schnittstelle muss im Normalfall Ihr Systembetreuer herangezogen werden. Wenn Sie uns die Kontaktdaten Ihres Systembetreuers nennen, nehmen wir gerne mit ihm Kontakt auf und klären die technischen Details ab.
D-Doc sollte auf dem Hauptrechner (Server) auf einer Festplatte installiert werden, die für alle Arbeitsstationen (Clients) freigegeben ist. Im Normalfall verwendet man die Festplatte, auf welcher auch bereits Ihre Praxisverwaltungssoftware installiert wurde.
An den Clients muss die Software nicht mehr installiert werden. Damit Sie an den Clients allerdings mit D-Doc arbeiten können, sollten Sie Verknüpfungen erstellen. Dies machen Sie folgendermaßen:
a) Schließen bzw. minimieren Sie alle geöffneten Anwendungen auf
dem Computer, so dass Sie sich auf dem Desktop befinden.
b) Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste irgendwo auf den
Bildschirmhintergrund. Hierbei sollte ein Fenster geöffnet werden.
Klicken Sie nun bitte auf "Neu" und danach auf "Verknüpfung".
c) Es erscheint nun ein Fenster, in dem nach dem Ort des Subjektes
gefragt wird. Hier sollte der Pfad eingetragen werden, der die
Software startet (z. B. „I:\DDOC\D-DOC.EXE“, wobei „I“ der
eindeutige Laufwerkbuchstabe ist).
Sie können den Pfad auch mit Hilfe der Windows-Routine suchen,
indem Sie auf den Button "Durchsuchen" klicken. Hierbei öffnet
sich ein Fenster, in dem Sie den Pfad suchen können. Klicken Sie
nach der Suche bitte auf den Button "OK".
d) Klicken Sie nun bitte auf den Button "Weiter" und geben Sie im
nächsten Fenster den Namen der Verknüpfung ein (z.B. "D-Doc"
oder "DPV-Doku"). Danach sollten Sie auf den Button "Fertig
stellen" klicken. Nun haben Sie ein weiteres kleines Symbol auf
Ihrem Bildschirmhintergrund.
e) Wenn Sie das Icon doppelt mit der linken Maustaste anklicken,
wird D-Doc gestartet.
DPV (Diabetes-Patienten-Verlaufsdokumentation) ist eine professionelle Dokumentationssoftware für diabetologische Schwerpunktpraxen. DPV wird seit 1992 von der Universität Ulm entwickelt und in Zusammenarbeit mit der Firma axaris vertrieben und supportet. Informationen zu DPV finden Sie unter der Internetpräsenz www.axaris.de/dpv.
Sollte eine Arztpraxis mit DPV arbeiten, so bietet sich der zusätzliche Einsatz von D-Doc an, da viele in DPV dokumentierte Parameter über eine bestimmte Schnittstelle nach D-Doc gebracht werden können. Sie müssen also weniger dokumentieren und sparen Zeit.
Bitte melden Sie sich bei Ihrer Datenstelle
http://www.kbv.de und klären Sie ab, ob elektronische Daten geschickt werden dürfen.
Weiterhin sollten Sie abklären, ob Daten in Papierform zusätzlich eingereicht werden müssen (z.B. DMP-Einschreibung oder andere Formulare).
Wichtig ist auch noch die Frage, wie oft die Dokumentationen bei der Datenstelle eingereicht werden müssen bzw. wie lange die Zeitspanne zwischen dem Anlegen einer Dokumentation und dem Versand der Dokumentation an die Datenstelle ist.
Updates werden grundsätzlich nicht automatisch an die Anwender verschickt, sondern können über das Internet (www.axaris.de/d-doc) bezogen werden.
Wollen Sie die Updates per Post zugeschickt bekommen, so können Sie diesen Service durch eine Vertragsänderung und einen Aufschlag von EUR 3,- zzgl. MwSt. pro Monat erwerben. Bitte senden Sie uns in diesem Fall folgendes Formular ausgefüllt und unterschrieben an uns zurück:
Es gibt keine Regelung, wie viele Updates pro Jahr verschickt werden. Sollten politische oder rechtliche Änderungen ein Update erfordern, so werden die Änderungen schnellstmöglich mit einem Update zur Verfügung gestellt.
Zusätzlich ist es uns sehr wichtig, dass Sie als Anwender möglichst effizient mit D-DOC arbeiten können. Nur durch Ihre konstruktive Kritik können wir Fehler oder umständliche Funktionen in D-DOC bearbeiten und Ihnen mit den Updates eine immer bessere Software zur Verfügung stellen.
Sie können die dokumentierten Erst- und Folgedokumentationsbögen in Papierform oder in elektrischer Form bei Ihrer Datenstelle einreichen. Im Falle der elektronischen Übermittlung der Daten benötigen Sie eine von der KBV zertifizierte Dokumentationssoftware, wie z.B. D-DOC. Hierbei ist es egal, ob Sie im Quartal einen DMP-Patienten oder mehrere Hundert DMP-Patienten behandeln.
Im Falle einer Papierdokumentation können Sie nun wählen, ob Sie die Dokumentation auf den von den Kassen bereitgestellten Bögen handschriftlich vornehmen oder diese von D-DOC bedrucken lassen.
Sollten Sie nur sehr wenige DMP-Patienten behandeln, so ist der Einsatz einer Software sicherlich nicht zu empfehlen, da der Aufwand für die Installation und Konfiguration der Software im Verhältnis zum Nutzen zu hoch wäre. In diesem Fall ist es sicherlich sinnvoller, die Dokumentation handschriftlich vorzunehmen.
Bei einer bestimmten Anzahl von DMP-Patienten ist der Einsatz von D-DOC sicherlich lohnenswert, da D-Doc im Vergleich zu einer handschriftlichen Dokumentation viele Vorteile mit sich bringt:
a) Fehlende bzw. nicht dokumentierte Parameter werden erkannt.
b) Falsche Eingaben, die laut den Kassenärztlichen Vereinigungen nicht
plausibel sind, werden angezeigt.
c) Alle Dokumentationen werden abgespeichert und können zu einem
späteren Zeitpunkt eingesehen werden.
d) Daten aus den Vordokumentationen können in die aktuelle
Dokumentation übernommen werden, so dass weniger Arbeit
entsteht.
e) Ein Erinnerungssystem zeigt Ihnen an, welche Dokumentationen im
aktuellen Quartal noch ausgefüllt werden müssen.
